Am 25.05.2018 tritt die neue Datenschutzgrundverordnung in Kraft und verdrängt somit die alten datenschutzrechtlichen Vorschriften der EU-Mitgliedstaaten. Angesichts der Gewichtung, die dem Datenschutz mittlerweile national und auf europäischer Ebene gegeben wird, sind Sie gut beraten, sich sorgsam zu hinterfragen, ob Sie als Adressat dieser sehr umfassenden Pflichten in Betracht kommen und was in Ihrem Fall zu tun ist. Gerne geben wir Ihnen zur Ersteinschätzung einen „Erste-Hilfe-Kit“ an die Hand, um einige der wichtigsten Anforderungen der neuen Vorschriften umzusetzen.

Bitte beachten Sie, dass die Datenschutzgrundverordnung keine Ausnahme hinsichtlich Einzelunternehmer oder Kleinunternehmer vorsieht. Verantwortliche Adressaten nach Art. 4 Nr. 7 DS-GVO sind natürliche und juristische Personen, die über die Verarbeitung personenbezogener Daten entscheiden.

„Erste-Hilfe-Kit“

  1. Machen Sie sich über die Verarbeitungsvorgänge der personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen klar.
  2. Klären Sie anhand der gewonnen Informationen, ob ein Datenschutzbeauftragter i.S.v. Art. 37 Abs. 1, 4 DS-GVO i.V.m § 38 BDSG 2018 nötig ist. Vorwiegend wird ein Datenschutzbeauftragter zu stellen sein, wenn Sie mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Dies ist jedoch nicht das einzige Kriterium, weitere Voraussetzungen sind in Art. 37 DS-GVO aufgelistet.
  3. Prüfen Sie, ob Sie ein Verarbeitungsverzeichnis i.S.v. Art. 30 DS-GVO erstellen müssen. In der Regel muss jeder Verantwortliche ein Verzeichnis führen, es sei denn eine Ausnahme in Art. 30 Abs. 5 DS-GVO ist erfüllt. Hier sei darauf hingewiesen, dass nach unserer Einschätzung Vereine ein solches Verarbeitungsverzeichnis führen müssen, da die Verarbeitung der Mitgliederdaten nicht nur gelegentlich erfolgt (Art. 30 Abs.5 DS-GVO).
  4. Überarbeiten Sie ggf. Ihre Datenschutzerklärungen, insbesondere auf Ihrer Internetpräsenz, indem Sie sie mit den Informationspflichten des Art. 13 DS-GVO abgleichen.
  5. Richten Sie ein Konzept ein, das es den Betroffenen erlaubt, ihre Rechte bei Ihnen anzuzeigen. Nimmt der Betroffene beispielsweise sein Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO wahr, müssen Sie innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DS-GVO) nach Eingang des Antrags die Informationen zur Verfügung stellen.

Der „Erste-Hilfe-Kit“ soll dazu dienen, Ihnen eine erste Handlungsanweisung mitzugeben. Daher betrachten Sie die vorgenannten Maßnahmen als ein kleines Pflaster auf einer großen „Datenschutzrechts-Wunde“, was für den Moment die Blutung zwar zu stillen vermag, aber auf Dauer weiterer Behandlung bedarf. Gerne bin ich Ihnen behilflich.

Patrick Zeitz
Rechtsanwalt

Kanzlei Erlangen

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